مهارات إدارة الوقت Time Mangment Skills

مهارات في إدارة الوقت

أولاً : أهمية الوقت

إن الوقت بمعناه المُبسَّط هو عمر الإنسان وحياته كلها.
والعمر محدد , لا يمكن زيادته بحال من الأحوال وهو ”مورد شديد الندرة“ .
مورد غير قابل للتخزين ” اللحظة التي لا استغلها تفنى“ .
مورد غير قابل للبدل أو التعويض .
يحاسب عليه المرء مرتان ” عمره ثم شبابه“ .

ثانياً : حقائق عن الوقت(بينت نتائج بحث موسع تم في الولايات المتحدة الأمريكية)

أن 20% فقط من وقت أي موظف تستغل في أعمال مهمة مرتبطة مباشرة بمهام الوظيفة وأهداف المؤسسة.
يقضي الموظف في المتوسط ساعتان في القراءة.
يقضي الموظف في المتوسط 40 دقيقة للوصول من و إلى مكان العمل.
يقضي الموظف في المتوسط 45 دقيقة في البحث عن أوراق أو متعلقات خاصة بالعمل.
يقضي الموظف الذي يعمل في مكتب يتسم بالفوضى 90 دقيقة في البحث عن أغراض مفقودة.
يتعرض الموظف العادي كل 10 دقائق لمقاطعة (محادثة عادية أو تليفونية...).
يقضي الموظف العادي 40 دقيقة في تحديد بأي المهام يبدأ.
يقضي الشخص العادي في المتوسط 28 ساعة أسبوعيا أمام التليفزيون.
الوصول المتأخر لمكان العمل 15 دقيقة يؤدي إلى ارتباك اليوم وضياع مالا يقل عن 90 دقيقة (أخرى).... وهناك أيضاً الكثير

[b]ثالثاً :بعض المعلومات المساعدة في فهم عملية إدارة الوقت

1- ساعة واحدة من التخطيط توفر 10 ساعات من التنفيذ.

2- الشخص المتوتر يحتاج ضعف الوقت لإنجاز نفس المهمة التي يقوم بها الشخص العادي.

3- اكتساب عادة جديدة يستغرق في المتوسط 15 يوما من المواظبة.

4- أي مشروع يميل إلى استغراق الوقت المخصص له،
فإذا خصصنا لمجموعة من الأفراد ساعتين لإنجاز مهمة معينة، وخصصنا لمجموعة
أخري من الأفراد 4 ساعات لإنجاز نفس المهمة، نجد أن كلا المجموعتان تنتهي
في حدود الوقت المحدد لها.

5- إدارة الوقت لا تعني أداء الأعمال بشكل أكثر سرعة، بقدر ما تعني أداء الأعمال الصحيحة التي تخدم أهدافنا وبشكل فعال.

[b]رابعاً : فوائد الإدارة الجيدة للوقت
إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .
تحسين نوعية العمل.
تحسين نوعية الحياة غير العملية.
قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
تحقيق نتائج أفضل في العمل.
زيادة سرعة إنجاز العمل.
تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.
تعزيز الراحة في العمل.
تحسين إنتاجيتك بشكل عام.
زيادة الدخل.
لماذا يضيع الناس أوقاتهم؟
لا يدركون أهمية الوقت .
ليس لهم أهداف أو خطط واضحة .
يستمتعون بالعمل تحت ضغط .
سلوكيات ومعتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت .
عدم المعرفة بأدوات و أساليب تنظيم الوقت . خامساً : سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت

1- لا يوجد لدي وقت للتنظيم

يحكى
أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنه
لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا لا
تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!
من
يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في
القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل
مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم
الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام
فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
وهذه معادلة بسيطة، إننا
علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما
وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم.

2- المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم

في
إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلاً أنك
تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي
أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام
العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً.

(الوقت المهدر) 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً / 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً.

لو
قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن
أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك
الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط
لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة .

3- الآخرين لا يسمحون لي بتنظيم الوقت
من
السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن
وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم.

أعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة.
وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.

4- كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت

افرض
أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أن تخطط
لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد
الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط
وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.

ولتعلم أن كل
ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت
التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من
هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في
أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.

5- لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.

لا
توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل
الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك
وتنظم وقتك على الورق أو على حاسب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور:

أولاً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسب!!

ثانياً:
ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن
يتذكره في ورقة أو في الحاسب والآن هو على استعداد لأني يركز على أداء
مهمة واحدة وبكل فعالية.

6- حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!

تنظيم
الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد
لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن
تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.

سادساً : سلوكيات و معتقدات تؤدي إلى توفير الوقت

تحديد الهدف .
التخطيط.
احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List .
التحضير للغد .
استخدام أدوات تنظيم الوقت .
انشر ثقافة إدارة الوقت .
عدم الاحتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام إلي مهام فرعية) .
لا تحتفظ بالمهام الثقيلة علي نفسك (انته منها فورا).
لا تكن مثاليا .
رتب أغراضك .
الاتصال الفعال ( التأكد من وصول الرسالة كما تعنيها).
لا تتأخر في الوصول لمكان العمل .
التحضير للمهام المتكررة Check List .
تجميع المهام المتشابهة .
ارتدِ ساعة (راقب الوقت في أي مهمة تقوم بها).
تأريخ المهام (حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة) .
المساومة في تحديد المواعيد .
لا تحتفظ بمهام ناقصة ( انته من كل مهمة بدأتها) .
لا تهمل كلمة ” شكرا“ .
لا تقدم خدمات لا تجيدها .
تعلم القراءة السريعة .
استغلال وقت السيارة – الانتقال - السفر .
لا تحتفظ بمقاعد مريحة في مكتبك .
علق لافتة مشغول إنهاء المهام المحتاجة للتركيز .
استخدم التليفون بفاعلية .
تنمية مهارات التفويض .
اعرف نفسك ودورات أدائك اليومي ذهنيا و بدنيا

http://www.sptechs.com/news/article_588.html[/b][/b]

مهارات إدارة الوقت Time Mangment Skills 756577

مهارات إدارة الوقت Time Mangment Skills 547545

إدارة الوقت هى إدارة الذات ،، فكمية الوقت المتاحة أمام الجميع واحدة لكن المشكلة تكمن فى كيفية استغلاله وإدارته

جزاك الله خيرا على هذا الموضوع القيم ،، بارك الله فيك

واسمح لى أستاذى أن أضيف: فن التعامل مع عقارب الساعة للأستاذ على بن صالح البطيح على الرابط
http://saaid.net/Doat/ail/a1.zip

وكتاب إدارة الوقت من المنظور الإسلامى والإدارى لـ د. خالد بن عبد الرحمن الجريسى على الرابط
ttp://www.saaid.net/book/9/2046.rar

شكرا لك سيادة المشرفة علي تلك الإضافات القيمة
أنار الله بهادنياك وجعلها في ميزان حسناتك

مهارات إدارة الوقت Time Mangment Skills 764803

مهارات إدارة الوقت Time Mangment Skills 708417

مهارات إدارة الوقت Time Mangment Skills 392790

مهارات إدارة الوقت Time Mangment Skills 251937

إدارة الوقت وأثره في تطوير القوى العاملة
الدكتور/ ناصر عبدالله ناصر المعيلي

العمل الإداري هو نشاط يسعى لتحقيق الأهداف في ضوء الإمكانات والظروف المتاحة. وتحقيق الأهداف مرتبط بجدول زمني وخطة محددة. ولا يمكن الاعتراف بالنجاح في تحقيق النتائج وتقديره إلا إذا كان في حدود الوقت أو الزمن المطلوب. والعمل الإداري يتطلب جهداً وتفكيراً ذهنياً في مراحل التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
وكلما ترقى المدير أو المشرف إلى منصب أعلى ركز دوره على اتخاذ القرارات، ولكن عليه أن يسعى للمفاضلة بين الحلول والقرارات في الوقت المحدد.
وتنشأ مشكلة الوقت لدى المديرين لأنهم يواجهون غالباً مشكلة إنجاز الأعمال أو المهام المطلوبة منهم في الوقت المحدد، فيركز المدير أو المشرف على عامل الوقت أكثر من العوامل الأخرى المؤثرة في عملية الإنتاج.
وهناك صراع قائم بين المشاركة التنظيمية والفنية في الأعمال.
وتتركز الجهود على المشاركة التنظيمية باعتبارها شيئاً متميزاً عن الإسهام الفني للتنفيذيين أو العاملين، ويعني ذلك أنهم يتعاملون بطريقتين هما:
أولاً: اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب؛ إن توقيت اتخاذ القرار من أهم العوامل المساهمة في دعم عملية اتخاذ القرار للحصول على النتائج المستهدفة. ولا يمكن الاعتماد على محتوى القرار فقط وتجاهل الوقت أو الزمن المناسب لاتخاذ وإصدار القرار.
ثانياً: معالجة المشاكل والموضوعات المطروحة بالتسلسل السليم وفي الوقت السليم؛ فغالباً ما يهتم المديرون التنفيذيون بعنصر التنفيذ، ويطلبون وقتاً أطول، وفي بعض الأحيان لا يوافق التنفيذيون عند استشارتهم على قبول بعض الأعمال بسبب ضيق الفترة الزمنية المطلوبة للتنفيذ.
وإدارة المنشاة تقوم بدور واضح للتحكم في الوقت من خلال:
توسيع حدود العمل أو تضييقه.
الإسراع أو الإبطاء في العمل.
التركيز على بعض الأنشطة وتخصيصها وتفضيلها على البعض الآخر.
ولا تستطيع إدارة المشروع في أغلب الأحوال الانفراد باتخاذ الكثير من القرارات بسبب الوقت أو لعجزها عن تقدير الوقت اللازم لارتباطها ببعض الجوانب الفنية حيث يصعب عليها أن تتعرف على المشكلة بنفس القدر الذي يعرفه شخص أقرب لمستوى العمل.
ولا شك أن المنشآت عبارة عن نظم للجهد الإنساني المطلوب والمنسق زمنياً في ضوء حاجات وأهداف هذه المنظمات. وإدارة أي منشأة تنظر إلى الإنجاز على أنه مرتبط بتوجيه معين نحو الوقت المخطط أو المستهدف. وعلاقة الأداء بالوقت هي السبب في ظهور أعراض السرعة كالتوتر والحدة والقلق والضيق.
وتعني إدارة الوقت والذات توجيه القدرات الشخصية للأفراد وإعادة صياغتها لإنجاز العمل المطلوب في ضوء القواعد والنظم المعمول بها، وهذا يعني توجيه إرادة الفرد الداخلية تجاه الأداء المطلوب وفقاً للزمن والوقت المحدد.
أما ترشيد السلوك والوقت فيعني استخدام الأساليب والإمكانات والقدرات المتاحة لتحقيق الهدف المطلوب إنجازه في الوقت المحدد لذلك.
خطوات إدارة الوقت
تسجيل الوقت:
إن الفلسفة الأساسية التي يبنى عليها تسجيل الوقت تقوم على ركنين هما؛ التعرف على طرق انقضاء الوقت، والتكلفة المالية التي تتحملها المنشأة للوقت.
وحساب التكلفة الحقيقية للوقت بالنسبة للمنشاة لابد أن يتضمن، بالإضافة إلى راتب أو أجر الوظيفة، أية تكاليف أخرى تتحملها المنشأة لقاء أشغالها. ويتضمن تسجيل الوقت رصد كل الأنشطة التي يمارسها المدير في فترة زمنية معينة، وكذا الوقت الذي يستغرقه كل نشاط في هذه الفترة، ثم القيام بتحديد متوسط الوقت الذي يقضيه في كل نشاط، وذلك بغية التعرف على الأنشطة التي تستغرق وقتاً أكثر مما هو مفروض، بهدف تقليل الوقت الذي يقضيه المدير فيها، وتلك التي تستغرق وقتاً أقل، بهدف توجيه الاهتمام إليها، وتلك الأنشطة التي يقضي المدير وقتاً فيها ولكن من الممكن الاستغناء عنها ليصل المدير إلى إعادة توزيع وقته على الأنشطة وفق أهميتها ودرجة إسهامها في تحقيق الأهداف. ولاشك أن الهدف من التسجيل هو تحديد الأهمية النسبية لكل نشاط، وإبراز الأنشطة المهمة والأنشطة غير المهمة، بهدف تقليل الوقت الذي يقضيه المدير في الأولى وزيادة الوقت المخصص للأخرى، بهدف التعرف على مضيعات الوقت وما يخضع منها لسيطرة المدير وأي شخص آخر.
تحليل الوقت:
إن تسجيل الوقت وحده لا يحل المشكلة ولكنه يوضح كيفية استخدام الوقت تمهيداً لإعادة تنظيمه. ومن ثم فبعد تسجيل الوقت لابد من تحليله، وهي الخطوة الأولى لإدارته لأنها تستهدف التعرف على الأنشطة غير المنتجة التي تستهلك الوقت. وإذا كان تسجيل الوقت وتحليله يتيح للمدير مراجعة استخدامه لوقته وإعادة توزيعه، فإن هذه المراجعة لن تجدي إذا لم تقترن باتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان الاستخدام الأفضل للوقت، سواء على صعيد تحديد الأهداف والأولويات أو على صعيد السيطرة على الوقت.
تجميع الوقت:
هناك طرق عديدة لتجميع الوقت المتاح. فبعض المديرين والقادة يبرمجون أعمال اجتماعات المراجعة وحل المشاكل وما شابه ذلك لمدة يومين في الأسبوع، وهناك من يخصص الفترات الصباحية للعمل الرسمي وتكون فترة ما بعد الظهر للمراجعين.
أساليب إدارة الوقت
الإدارة بالأهداف:
إن الإدارة بالأهداف تنطلق من فرضية أن أهداف المنشأة يجب أن تكون واضحة ومعروفة لجميع العاملين بالإضافة إلى معرفة الهدف من وجود كل شخص في التنظيم ومعرفة ما يمكن أن يقدمه من عطاء، وكذلك تحديد المخاطر والمعوقات التي من المحتمل أن تواجه عمل القائد الإداري.
الإدارة الذاتية:
يتمثل مفهوم الإدارة الذاتية بوجود فلسفة معينة ومنهج متطور لدى الإداري، يمكن من خلالها تطوير الإمكانيات والمهارات الذاتية للفرد في سبيل تحقيق أكبر الإنجازات وأفضل النتائج على المستوى الفردي أو على مستوى المنشأة بشكل عام. وتعتمد الإدارة الذاتية على مستوى واقعية الأفراد وانطباعاتهم وقناعاتهم الذاتية وتشتمل على عدة مقومات من أهمها المحافظة على اللياقة البدنية العالية، وتوافر بعض السمات الشخصية المميزة للفرد، وتوافر بعض المعارف والمهارات الاجتماعية والإشرافية اللازمة في مجال العلاقات مع الآخرين والمرونة التي تتيح للشخص التأقلم مع المتغيرات المختلفة. وتبدو أهمية الإدارة الذاتية للاستفادة من الوقت خلال فهم الإداري للأهداف التي يسعى لتحقيقها ومعرفة النشاطات التي يمارسها والطرق والوسائل التي يستخدمها لتحقيق هذه الأهداف. ولذلك فإن أسلوب الإدارة الذاتية يعتمد أساساً على الفرد الذي يعتبر هو العقل المدبر للمنشاة ويتوجب عليه أن يطور نفسه بصفة دائمة وأن يكون على اتصال دائم بكل ما هو جديد في حقل المعرفة والمعلومات بهدف استغلال الإمكانات والموارد المتاحة بشكل أفضل والمحافظة على وقت العمل.
الإدارة بالتفويض:
يقصد بمبدأ التفويض عملية نقل السلطة من فرد أو جماعة معينة إلى فرد أو جماعة أخرى لممارسة العمل واتخاذ القرارات اللازمة لبلوغ الأهداف المحددة، كما أنه يعني في الوقت نفسه أداء جزء من عمل المدير بواسطة مساعديه. ولكن عملية تفويض السلطة لا تؤدي إلى تفويض المسؤولية ولا يمكن أن يتخلى المدير عنها بمجرد تفويضه للسلطة، لأن عملية التفويض لا تؤدي إلى إلغاء المسؤولية، ويظل المدير هو المسؤول النهائي عن أداء مرؤوسيه ونتائج عمل منظمته.
كما أن المرؤوسين مسئولون عن نتائج الأعمال المكلفين بها أمام رئيسهم.
خلاصة القول
إن إدارة الوقت عنصر مهم من عناصر الإدارة الحديثة. وهي
من العمليات الإدارية التي لا يمكن الاستغناء عنها، خصوصاً في مجال التحليل والتخطيط. وتعتمد إدارة الوقت على عدد محدد من العوامل. وبالسيطرة على هذه العوامل تزيد فاعلية وكفاءة الإدارة السليمة للوقت.

http://www.ecoworld-mag.com/Detail.asp?InNewsItemID=250314

» مهارات إدارة الأزمات Mangment Crisis
» مهارات إدارة الوقت
» time is life (الوقت هو الحياة )
» كتيب مهارات التدريس المصغر مفصلة من تأليف الأستاذ وسام وعروض تقديمية وفيديو لبعض من مهارات التدريس Micro Teaching Skills
» مراجع عن مهارات ومعايير التفكير التاريخي Historical thinking Skills & Statndards